Environnement de travail non assigné: l’enjeu de l’appropriation

La période actuelle nous amène à remettre bien des choses en question. Les espaces de travail notamment. On se redemande pourquoi une telle levée de boucliers lorsque sont proposées des mesures visant une augmentation du confort global des occupants? Oui, l’évolution des milieux de travail peut rendre plus difficile l’appropriation du mobilier et de l’espace par les employés. Ceci dit, il est possible de minimiser cet impact perçu négativement.

Les milieux de travail axés sur les activités (MTAA) ont de plus en plus la cote au Québec, et ce, autant dans le secteur public que privé. Pour les organismes publics, ce concept est cohérent avec le projet gouvernemental de transformation du milieu de travail qui vise à pourvoir le gouvernement du Québec de milieux de travail sains et attractifs. Le défi de l’attraction et de la rétention du personnel qualifié concerne autant les entreprises privées.

Concrètement, cette transformation vise à accroître la performance en profitant des avantages offerts par les technologies de l’information, tout en modernisant les lieux de travail afin que ceux-ci favorisent davantage la collaboration, le bien-être et l’innovation.

Solution organisationnelle et économique

La performance tant recherchée repose en grande partie sur une augmentation du confort des occupants, ainsi que sur une réduction des coûts liés à l’aménagement des milieux de travail. Cette rationalisation des coûts, impliquant une optimisation du taux d’utilisation des espaces, est généralement obtenue grâce à l’intégration d’aires et de postes de travail à usages divers, parfois non dédiés.

Il est possible de démocratiser l’utilisation des locaux et des mobiliers, offrant ainsi aux occupants la réelle possibilité de choisir à quel endroit et de quelle manière ils souhaitent travailler. On peut alors affirmer que le confort fonctionnel des environnements de travail est bonifié.

Cependant, pour la grande majorité des organisations, le passage au mode non assigné est synonyme de changements importants. Face à un tel chamboulement, il est fréquent d’assister à une levée de bouclier de la part des employés touchés par les réaménagements.

Cette appropriation si confortable

Les intervenants couramment impliqués dans des projets de réorganisation d’environnement de travail pourront en témoigner, l’un des principaux défis associés aux aménagements de type non dédiés consiste en une diminution marquée des possibilités d’appropriation des espaces et des mobiliers par les occupants. Ceci dit, comment peut-on minimiser les impacts négatifs de cette réalité inhérente au non assigné?

Essentiellement, deux possibilités s’offrent aux équipes de projet: assurer une gestion du changement dès les premières étapes de réalisation du projet et proposer un design à l’image de l’organisation et des occupants.

Une bonne gestion du changement permettra de connaître les craintes et appréhensions des futurs occupants. Il importe de garder à l’esprit qu’il sera plus ardu, voire impossible dans certains cas, de résoudre un problème si celui-ci n’est pas clairement défini.

En mode non assigné, les occupants n’ont plus le même niveau de contrôle sur leur poste de travail. Par contre, cette situation peut être compensée par un projet suffisamment représentatif des valeurs chères aux équipes de travail. Les espaces communs propices aux rencontres, à la détente et la socialisation sont des lieux tout indiqués pour incorporer des éléments ou des ambiances à l’image des valeurs animant la force de travail. Il est recommandé de consulter les employés et, si le contexte s’y prête, d’explorer des pistes conceptuelles avec eux dans le cadre d’une démarche collaborative ponctuée d’ateliers de co-création.

SIÈGE SOCIAL DE CREAFORM à LÉVIS

Convivialité et esprit d’équipe / Aire de détente pour une pause-café entre collègues ou en compagnie d’un client. Crédit Photo: Stéphane Groleau.

UBISOFT QUÉBEC

Appartenance et esprit d’équipe / Murale réalisée avec les photos des employés dans le passage d'Accès aux aires de travail. Crédit Photo: Jonathan Robert.

Approche durable

Faire une telle place à l’occupant, c’est se laisser porter par la « 2e vague de la durabilité » qui déferle actuellement, du moins sur les projets pilotés par des clients et donneurs d’ouvrage animés d’une vision axée sur la qualité et le désir d’améliorer les choses. Si les premiers efforts «durables» ont grandement autrefois contribué à réduire l’empreinte des aménagements sur les écosystèmes, la tendance actuelle est au questionnnement sur la santé et le confort des occupants. L’objectif ne consiste plus uniquement à limiter les effets négatifs de ce que nous construisons, mais bien de profiter des nombreux avantages et bénéfices potentiels.

Approche intégrée et leadership

Chose certaine, le recours à la conception intégrée permet de mobiliser l’équipe de projet autour d’une vision commune et d’interagir, au moment opportun, avec l’ensemble des acteurs concernés afin d’assurer leur satisfaction.

Certes, si les futurs occupants doivent démontrer de la résilience face aux changements proposés par les MTAA, les équipes de conception devront quant à elles faire preuve de leadership en proposant des approches de conception adaptées au contexte des projets et aux besoins des clients.

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Cet article a été produit en collaboration avec le Conseil du bâtiment durable du Canada – Québec avec la collaboration de François Cantin, chargé de projet chez Coarchitecture et spécialiste des environnements de travail, du confort global de l'occupant et de l'éclairage (naturel et artificiel).

 

 

 

 

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